Things To Do: як правильно вести список справ

Розділіть список на три частини: «обов’язково», «потрібно» і «хочеться»
Почніть складати список з трьох пунктів: 1) що ви повинні зробити (невідкладне і важливе); 2) що зробити бажано (це важливо для ваших довгострокових цілей); 3) що ви по-справжньому хочете зробити. Це допоможе дотримати баланс між короткостроковими і довгостроковими цілями і включити в список щось, що вас тішить.

Ведіть окремі списки в електронному вигляді і на папері

Усі ми хочемо забути про папір, але якщо ви заведете окремий паперовий список справ, він доповнить той, що ви ведете на комп’ютері. У цифровий список можна звалювати взагалі всі важливі для вас справи, а паперовий тоді буде списком справ на кожен день. Це допоможе зосередитися і не перевантажуватися.

Правило 1-3-5

Не робіть список занадто довгим. У повсякденному списку прагніть до такої структури: одна велика справа, три середні і п’ять найменших, які ви можете виконати за день. Альтернативою може служити правило 3 + 2: три великі і дві маленькі справи.

Видаляйте все і переписуйте список

Зі списком справ важко управлятися, коли в ньому є завдання, які вам, може, взагалі не знадобиться виконувати. Щоб не витрачати час даремно, переглядайте свої зобов’язання: щодня пишіть новий список (можна спиратися на попередній) і включайте в нього тільки те, що потрібно зробити, а не те, що ви хотіли би зробити.

Перетворіть свій список справ в історію

Подумки уявіть собі свій список і перетворіть свій план дій в історію, у розповідь про свій день. Ця техніка не тільки мотивує закінчити справи, але і зміцнить пам’ять і привнесе більше осмисленості у ваш графік.

Заведіть окремий список дрібних справ

Навіть коли список справ добре організований і в ньому правильно розставлені пріоритети, усе одно нас періодично наздоганяє прокрастинація. У такі моменти, коли у вас недостатньо енергії, варто завести окремий список справ, які «добре було би зробити». Це справи, які можна зробити в будь-якому настрої — навести порядок на столі або почитати професійні журнали.

Викресліть одну справу

Іноді потрібно просто сказати ні. Коли завдань занадто багато, нам не вистачає простору для креативності, відпочинку або просто для роздумів. Якщо ваш список виглядає захаращеним і переповненим, не соромтеся видалити якесь із своїх зобов’язань.

Додавайте приємні завдання для додаткової мотивації

Завжди добре, коли вас щось підштовхує закінчити справи. Таким імпульсом може бути заохочення: наприклад, якщо ви виконали 10 найважливіших справ, можна подрімати хвилин десять. Можна відсортувати завдання в списку, прив’язавши до кожного щось приємне або якусь нагороду. Це краще мотивує.

Метод Уоррена Баффета

Хочете по-справжньому розставити пріоритети? Дотримуйтеся порад Уоррена Баффета: запишіть топ-25 речей, які ви хочете зробити в майбутньому. Потім виберіть 5 найважливіших, а решту додайте у список «уникати будь-якою ціною». І всі ваші справи в щоденному списку повинні бути якось пов’язані з пунктами з топ-5.

Замість списку складіть розклад

Список справ дозволяє відстежувати справи, які нам потрібно зробити, але незавершені завдання в довгому списку мучать нас і роблять нещасливими. Можливо, тоді замість списку варто запрограмувати всі свої завдання і за допомогою сервісу на кшталт організувати нагадування по електронній пошті. Наявність дедлайнів допомагає більше встигати (адже в цьому основний зміст списку). Деяким людям простіше справлятися зі справами, коли з них не висить список.

Мелані Пиньоль